「取引先に渡した請求書や伝票の『控え』って、法律上残しておかなければいけないよね？」 「紙の複写がないと、税務調査のときに困るのでは……？」 そう思われる方も多いでしょう。確かに、消費税のインボイス制度（適格請求書等保存方式）のもとでは、自社が発行した適格請求書の控えを原則7年間（法人の場合）保存する義務があります。 しかし、結論から申し上げます。その「控え」は、もう紙の複写である必要はありません。
電子帳簿保存法が認める「紙の破棄」
「紙でもらった書類や、自社で発行した紙の控えは、紙のまま保管しなければならない」というのは古い常識です。 現在の電子帳簿保存法（電帳法）では、自社が紙で作成して相手に渡した領収書や請求書の控えについて、「スキャナ保存」という方法が認められています。
- スマホ撮影でもOK： 専用のスキャナだけでなく、スマートフォンのカメラやデジタルカメラで撮影した画像データであっても、一定の解像度（200dpi以上）やカラー要件を満たせば、正式な電子データとして保存が認められます。
- 原本は破棄して大丈夫： 法律の要件（タイムスタンプの付与や、検索機能の確保など）に従って正しくデジタル保存を行えば、もととなった紙の控えは、その場で破棄してしまっても全く問題ありません。
つまり、重くてかさばるバインダーを棚に並べる代わりに、クラウドやPCの中に「スマートな写真（データ）」として保管すれば十分なのです。
「紙は任意、デジタルは義務」という本当のルール
電帳法のなかで、多くの事業主様が混乱しやすいのが「何が義務で、何が任意なのか」という点です。
- 電子取引（義務）： メールの添付ファイル（PDF）やWebサイトからダウンロードした請求書・領収書は、紙に印刷して保存することが原則禁止されています。こちらは必ず「データのまま」保存しなければなりません。
- 自社で発行する紙の控え（任意）： 一方で、ドンピシャ印刷を使ってコクヨの伝票などに直接印刷した「紙の控え」については、紙のままで保存し続けても、スキャナでデータ化しても、どちらでも自由（任意）とされています。
「法律が厳しくなったから、すべてを無理にデジタル化しなければならない」わけではありません。自社のやりやすい方法で、紙とデジタルを賢く使い分ける「ハイブリッドな運用」が認められているのです。
ドンピシャ印刷が提案する「枠付きPDF」という解決策
インクジェットプリンターやレーザープリンターでは、圧力がかからないため、複写伝票（ノーカーボン紙）の裏まで文字を通すことはできません。 そこで、以下のような「デジタルの複写」を提案しています。
- 原本はプロの精度で印字： お客様に渡す原本（1枚目）は、ドンピシャ印刷の「0.1mm精度」を使って、市販の伝票にプリンターで美しく印字します 。
- 控えは「枠付きPDF」で保存： 私たちのサービスが生成する「枠線まで再現された完成品のPDFデータ（枠付き控えPDF）」をパソコンに保存しておきます 。
これなら、感熱紙のように「年月が経って文字が消えてしまう」心配もありませんし、ファイリングの手間もありません。原本を印刷したその瞬間に、完璧な「デジタルの控え」が自動的に手元に残るのです。
一歩も外に出ない「究極のスマート発送術」へ
紙の複写が不要になり、手元がデータですっきり片付くと、事務作業はさらに進化します。 次回の最終回では、このドンピシャ印刷で作成した完璧なPDFデータを、日本郵便の「Webゆうびん」と組み合わせることで、「一度も紙に触れず、プリンターすら使わずに、相手のポストへ請求書を届ける」という、究極の「小さなDX」の全貌をお話しします。 事務作業のイライラを、今度こそすべて解消しましょう。
