あの「手書きの複写」の時代を終わらせる
これまで、領収書や請求書、振替伝票といえば「複写式（ノーカーボン紙）」が定番でした 。ボールペンで強く文字を書き、筆圧で2枚目、3枚目に文字を写すあの仕組みです 。 しかし、手書きの複写には常にこんな小さなイライラがつきまとっていました。 力を込めて書くので手が疲れる。 カーボンが手や袖に擦れて、黒く汚れてしまう。 複写のために、けたたましい打撃音のする「ドットプリンター」をガタガタと動かさなければならない 。 「事務作業とは、こういう面倒を我慢してやるものだ」 そんな思い込みを、私たちはこのスマートなグリーンのロゴと共に、テクノロジーの力で綺麗に塗り替えたいと考えています 。
紙の複写をファイリングする「隠れたコスト」
そもそも、なぜ私たちは「複写（控え）」を取るのでしょうか？ それは、取引先に渡した原本のコピーを手元に残し、取引の事実を客観的に証明するためです 。 税法上、自社が発行した請求書や領収書の控えは、原則として7年間（法人の場合）保管する義務があります 。 しかし、数年分の分厚い伝票バインダーを棚に積み上げ、段ボールに詰めて倉庫に眠らせておくコスト、そして「過去のあの伝票を確認したい」という時に埃っぽい倉庫から探し出す時間コストは、現代のビジネスにおいて非常に重い「負債」になっています 。 紙の山を物理的に管理すること自体が、実は「小さなイライラ」の温床なのです 。
デジタル時代の「新しい控えのあり方」へ
現代のビジネス、そして電子帳簿保存法（電帳法）の進化は、この「紙の複写」のあり方を根本から変えようとしています 。 今はスマートフォンでサッと撮影したり、スキャナで読み取ったりしたデジタル画像（写真）があれば、紙の控えを物理的に何年も取っておく必要はなくなっているのです 。 「原本は紙で手渡し、控えはデジタルで美しく保存する」 これこそが、私たちが目指す「スマートで、誰も傷つかないクリーンな事務の姿」です。
インクジェットプリンターの「弱点」をメリットに変える
しかし、ここで一つ大きな物理的・技術的な壁が立ち塞がります。 「一般的なインクジェットプリンターやレーザープリンターでは、圧力がかからないため、複写伝票の裏まで文字を通すことができない」という問題です 。 このプリンターの限界を前にして、多くの人が「やっぱり手書きに戻るしかないのか」「高いドットプリンターを買うしかないのか」と挫折してきました 。 次回の記事では、「なぜインクジェットで複写が通らなくても大正解なのか？」という「データ保存のカラクリ」をお話しします 。どうぞお楽しみに！
